Le registre des déclarations
« Déclarations », dans la section Conformité, liste toutes les déclarations de votre organisation, les retards en premier. Filtrez par état (« Brouillon », « Prête à transmettre », « Approuvée », « Transmise ») et par échéance (« En retard », « Sous sept jours », « Sans échéance »). Chaque déclaration s’ouvre dans son dossier.
Rédiger dans le dossier
Ouvrez le dossier, puis son onglet « Déclaration (DOS) ». La déclaration reprend le dossier : déclarant, référence, échéance, et le tableau des opérations avec leurs totaux par devise. Renseignez :
- la nature du soupçon : blanchiment de capitaux, financement du terrorisme, fraude ou autre ;
- les motifs du soupçon ;
- la description des faits ;
- les mesures prises, par exemple des transferts suspendus ou un compte restreint.
« Enregistrer le brouillon » garde votre travail à tout moment. Si votre politique active le copilote d’enquête, un brouillon des parties rédigées peut vous être proposé : relisez-le et complétez ce qu’il laisse à votre établissement avant d’aller plus loin.
Le formulaire officiel
Sous le texte, « Formulaire officiel de la CENTIF » reprend le modèle de la CENTIF de Côte d’Ivoire (arrêté n° 391 MEF/CENTIF du 30 octobre 2017). « Renseigner le formulaire » ouvre ses rubriques : organisme déclarant, informations générales, analyse et signature. La console liste les champs obligatoires encore vides. L’identité des personnes ne se saisit pas ici : le formulaire imprimé laisse ce feuillet à votre établissement.
Marquer prête, puis faire valider
« Marquer prête à transmettre » demande au moins les motifs et la description des faits. Lorsque votre politique soumet le dépôt des déclarations à quatre yeux, la rubrique « Validation nécessaire avant la transmission » apparaît : une autre personne que celle qui l’a marquée prête choisit « Valider la déclaration ». Cette personne a au moins le rôle de superviseur, ou celui que fixe votre politique. Toute modification après la validation en demande une nouvelle.
La demande arrive aussi dans la boîte « À valider » des personnes qui peuvent la trancher. « Repasser en brouillon » ramène la déclaration à l’état de brouillon.
Imprimer et transmettre
« Imprimer ou enregistrer en PDF », en haut de la déclaration, ouvre une page prête à imprimer. Une fois la déclaration transmise à la CENTIF par votre canal habituel, revenez dans le dossier : « Enregistrer la transmission » demande la date de transmission et la référence reçue de la CENTIF. Votre politique peut exiger que vous confirmiez votre identité à ce moment.
La déclaration scellée
Enregistrée, la déclaration est figée : elle ne suit plus le dossier et ne peut plus être modifiée. La console affiche son empreinte SHA-256 et vérifie que la copie conservée n’a pas changé. Les annexes de la déclaration sont scellées avec elle.
Depuis la déclaration scellée, « PDF, mise en page YARDA », « PDF au format CENTIF » et « Exporter les données » sont ouverts aux rôles que votre politique désigne. Chaque téléchargement est inscrit au journal d’audit.
Captures prises sur les données fictives de la démonstration, le .